Revisjonsrapport: - Kommunen følger ikke retningslinjene

Salten kommunerevisjon har foretatt en gjennomgang av hvordan Sørfold kommune løser selvkostprinsippet for vann og avløp. Mandag denne uken behandlet kontrollutvalget i Sørfold rapporten, som peker på en rekke forbedringspunkter.

- Sørfold kommune følger ikke retningslinjene for brukerbetaling som omhandler selvkost på vann og avløp. De har i svært liten grad overholdt retningslinjene for selvkostfond, skriver Salten kommunerevisjon i sin rapport.

Les hva rådmann, ordfører og leder av kontrollutvalget sier.

Følges lovene?

Det var i oktober 2018 at kontrollutvalget bestilte en gjennomgang av brukerbetalingene for vann og avløp i kommunen. Selvkostprinsippet går ut på at inntektene av gebyrene for vann og avløp skal dekke utgiftene, men ikke mer enn det. Revisor skulle undersøke om kommunen har beregnet kostnadene til gebyrområdene vann og avløp riktig, og om selvkostkalkylene gir et riktig uttrykk for selvkost på tjenestene. I tillegg skulle revisor undersøke om kommunen har behandlet selvkostfondene for vann og avløp korrekt.

Det er gjort intervjuer og tatt en gjennomgang av regnskap og andre dokumenter. Revisjonen endte opp med en lang rekke anbefalinger om hva kommunen bør gjøre av forbedringer.

- Mye å ta tak i

Etter å ha gått gjennom den dokumentasjon de har fått og samtaler -med relevante personer, mener Salten kommunerevisjon at Sørfold kommune har mye å ta tak i når det gjelder selvkostområdene.

- Det er overraskende at både kommunen og regnskapsrevisor ikke har fått med seg de nye endringene i regnskapsprinsippene og retningslinjene på selvkostområdet, siden det er over fire år siden retningslinjene ble endret, påpeker de.

Manglet kostnader

Revisoren mener at det er viktig at kommunestyret fatter vedtak på korrekte opplysninger. Opplysningene kommunestyret har fått var basert på utdaterte retningslinjer og manglet kostnader.

- Kommunestyrets vedtak var dermed gjort på sviktende grunnlag, skriver revisor.

Bare for 2018 er det tatt med for lite kostnader totalt for vann og avløp på cirka 386.000 kroner, og da er ikke de indirekte kostnadene tatt med.

Skulle gjort vedtak

Egentlig skal det være gjort et kommunestyrevedtak om at de har 100 prosent selvkost, men det har de ikke. Likevel praktiseres det slik, men siden de ikke har gjort vedtaket, må kommunen selv dekke opp tapet av frie midler.

- De kan ikke framføre underskuddet til senere år uten et vedtak om 100 prosent selvkost, skriver revisor.

Det er forventet større utfordringer med økte investeringer på vann og avløp i årene som kommer.

- Derfor bør disse utfordringene kartlegges slik at man kan legge en god strategisk plan for å sikre innbyggerne i Sørfold kommune stabile gebyrer og god kvalitet på tjenestene. En langsiktig hovedplan for vann og avløp bør derfor utarbeides, noe som er under revidering av kommunen, anbefales det i rapporten.

16 punkter

Revisjonen konkluderer med at Sørfold kommune ikke følger retningslinjene for brukerbetaling som omhandler selvkost på vann og avløp. I tillegg har de i svært liten grad overholdt retningslinjene for selvkostfond.

I rapporten kommer revisor
med en lang rekke anbefalinger om hva som bør forbedres:

1. Gjennomgå interne rutiner og implementere det nye rundskrivet: H-3/14 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester.

2. Utarbeide budsjetterte selvkostkalkyler som dekker 3-5 år.

3. Sørge for å få med alle kostnader i selvkostkalkylen, inkludert indirekte kostnader.

4. Gjennomgå indirekte kostnader og foreta en mer spesifisert opp-
stilling som viser til hvordan disse fordelingene er foretatt.

5. Gjennomgå og oppdatere fordelingsnøkler på avd. «teknisk/næring» for vei, vann og avløp.

6. Beregne og bruke korrekt rentesats på kalkulatoriske alternativkostnader.

7. Skille anleggsregisteret mellom vann og avløp, slik at avskrivninger for vann og avløp er korrekte. Der det er mulig bør registeret oppdateres med anskaffelsesår på
anleggsmiddelet.

8. Gjennomgå avskrivningsrutinene for selvkost. I den nye kommuneloven er det kommet nye føringer på avskrivningstid på vann og avløp (40 år).

10. Utarbeide et forslag til vedtak om 100 % selvkost, slik at underskudd kan fremføres.

9. Beregne og kompensere kalkulatoriske renter på akkumulert resultat, både negativt
og positivt.

12. Sørge for at selvkostfond kun skal brukes til regulering av resultat.

11. Sørge for å nullstille alle negative selvkostfond der det ikke er fattet vedtak om 100%
selvkost, dette må tapsføres.

16. Vurdere anskaffelse av verktøy for å utføre selvkostberegninger.

13. Utarbeide langsiktige investerings- og vedlikeholdsplaner på avløp, samtidig revidere investerings- og vedlikeholdsplaner for vann.

14. Oppdatere regnskapsnote nr.11 om regnskapsprinsipper/selvkostberegninger.

15. Sørge for å oppdatere regn-
skapsnote nr.9 om selvkosttjenester, slik at de inneholder de opplysningene som kommunestyret trenger i henhold til «forskrift om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner mv. §5-13 b)».